Pre-incasso is een fase als het ware een voorfase van het daadwerkelijke incassotraject en waarin nog steeds geen incassokosten in rekening worden gebracht bij de debiteur.

Je kunt voor deze extra fase kiezen om de relatie met jou klant niet te beschadigen en alsnog voor klantbehoud te gaan. Alhoewel dit dan wel het uiterste redmiddel is te noemen. Op het moment dat de klant ook in de pre-incassofase niet tot betaling overgaat breekt de incassofase aan.

Tijdens de pre-incassofase kunnen de volgende werkzaamheden, die in combinatie met elkaar of afzonderlijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd door uw incassopartner.

• De incassosticker of incassostempel

De simpelste en goedkoopste optie tot pre-incasso is een sticker of stempel die je op je laatste aanmaning kunt aanbrengen. Deze laat de debiteur weten dat dit zijn laatste kans is om de factuur te voldoen voordat de vordering uit handen wordt gegeven aan het incassobureau.

• De incassocall

Een andere methode is het laten nabellen van de debiteur door het incassobureau. Dit is een meer persoonlijke aanpak en blijkt zeer effectief te zijn.

• De Profitletter

Ook veel toegepast is de zogenoemde Profitletter. Het gaat om een laatste aanmaning aan de debiteur die per post en per e-mail verstuurd wordt op briefpapier van het incassobureau, maar met vermelding van de contact- en bankgegevens van jouw bedrijf.

De KBvG heeft ooit een Bestuursregel Profitletters vastgesteld. Daarin staan een aantal kwaliteitseisen om het gebruik van Profitletters in goede banen te leiden.

• SMS of Whatsapp

Steeds vaker wordt voor pre-incasso ook gebruikgemaakt van meer moderne media. Daarbij moet je met name denken aan een laatste aanmaning die per SMS of Whatsapp wordt verstuurd.

Voor de vorm willen wij er wel op wijzen dat vooral het versturen van “preminders” per SMS of Whatsapp lang niet voor iedere debiteur de geschikte aanpak is. Je moet uiteraard wel precies weten naar wiens mobieltje dat bericht moet worden verstuurd wil deze aanpak effectief zijn en niet averechts werken.

Echter, op het moment dat de contactgegevens wel kloppen dan is er geen directere manier om met de debiteur te communiceren. Er is dan ook heel snel contact te leggen met de debiteur en op het moment dat het contact er is dan is er een zeer grote kans op betaling.

Er zijn voor jou wel kosten verbonden aan een pre-incassotraject, omdat er in deze fase nog geen incassokosten zijn verbonden aan de vordering. Spreek goed af met uw incassopartner wat deze kosten zijn. Soms worden de kosten alsnog bij de klant in rekening gebracht als “administratiekosten” of “pre-incassokosten”. Het lijkt ons dat je daar dan het doel van pre-incasso mee voorbij streeft.