Met debiteurenbeheer beheer jij jouw klantdebiteur. Dit proces loopt al voordat je de overeenkomst aangaat met een klant en eindigt op het moment dat de klant tot betaling is overgegaan en jij deze hebt ontvangen.

Debiteurenbeheer: ‘procedures en besluiten die worden uitgevoerd om te zorgen dat de klant zijn factuur voldoet.’

Wat is goed debiteurenbeheer?

Van belang is een goede administratie. Hiermee voorkom jij namelijk dat klanten niet of niet op tijd hun facturen betalen. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat jouw facturen zo snel mogelijk en volledig betaald worden.

Als de administratie niet op orde is, kan dit in het ergste geval resulteren in jouw eigen faillissement. Dit wil jij natuurlijk voorkomen en daarom is goed debiteurenbeheer van essentieel belang. Jij kunt bij een afgesproken betaaltermijn van 14 dagen niet na een maand gaan bekijken of een factuur ook betaald is.

Het werk dat ondernomen moet worden om te zorgen dat een factuur betaald gaat worden, valt onder de noemer debiteurenbeheer. Het beste kun je vaste procedures en besluiten vastleggen om dit proces goed te laten verlopen. Dat kunnen trouwens handmatige maar ook geautomatiseerde processen zijn.

Een vast proces

Om de debiteuren goed op te volgen, moet je een vaste tijdlijn van acties aanhouden. Zorg dat je een vast workflow hebt om dit proces optimaal te laten verlopen en denk ook na over de acties die jij wil uitvoeren en de haalbaarheid van de uitvoering daarvan.  Een voorbeeld van een workflow debiteurenbeheer kan zijn:

• Betaalherinnering: 10 dagen na factuurdatum
• Telefonische herinnering: 15 dagen na factuurdatum
• Aanmaning: 20 dagen na factuurdatum
• Laatste telefonische poging: 25 dagen na factuurdatum
• Factuur naar externe incassopartner: 30 dagen na factuurdatum

Overigens, debiteuren raken bekend met het proces en stellen daarom ooit betaling uit tot de laatste brief of poging. Het kan goed werken om in bepaalde gevallen je debiteurenproces aan te passen of in te korten.

Kortom:

• Houd de debiteurenadministratie strak bij
• Check je klanten voorafgaand aan de overeenkomst
• Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn
• Factureer snel na levering
• Stuur kort na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering
• Neem ook telefonisch contact op met de klant en stuur daarna een aanmaning als de betaling uitblijft
• Geef de vordering uit handen, want vreemde ogen kunnen nogal een dwingend werken
• Als jij je debiteurenbeheer kunt automatiseren is dat zeker een aanrader