Veel ondernemers hebben moeite bij het kiezen van het incassobureau dat perfect bij jou past. Veel hangt af van de locatie, ervaring en de werkwijze die het beste bij jouw bedrijf past.

Hieronder een checklist met onderwerpen die jij mee kunt nemen in jouw afweging om een keuze te maken. De checklist is met name gericht op transparantie over welke werkzaamheden er uitgevoerd worden, hoe deze uitgevoerd worden en wat de kosten zijn om het dossier te laten behandelen.

• Locatie | Kies je een partij bij jou in de buurt of in de buurt van de debiteur. Als je meerdere vorderingen hebt dan gaat de voorkeur uit naar een partij bij jou in de buurt.
• Doe navraag in je netwerk naar ervaringen van anderen. Wellicht heeft een bevriende relatie goede ervaringen met een specifieke partij.
• Werkwijze | Hoe werkt een incassokantoor en hoe is het incassoproces ingericht. Is er een specifieke werkwijze voor jouw soort vordering? Met huurzaken kan men anders omgaan dan met een reguliere wanbetaling.
• Hoe zit het met de automatisering van het incassoproces? Een mix van automatisering en handmatige behandeling is vaak het beste.
• Wordt er persoonlijk contact gezocht met de debiteur? Bellen zij de debiteur meerdere malen om in contact te komen? Het incassorendement is groter als je snel in contact komt met de debiteur.
• Met welke middelen wordt er contact gezocht? Welke communicatiemiddelen worden er ingezet? Post, e-mail, telefoon, sms, Whatsapp, Tikkie of huisbezoek?
• Stuurt men op aan op een betaalregeling of op een procedure? Een betaalregeling laat de incasso langer duren en je kunt daarna altijd nog procederen. Een procedure werkt enkel kostenverhogend.
• Wat is de looptijd van het incassoproces? Werkt men met vaste trajecten die een vaste looptijd hebben. Meestal zal dan na ommekomst van looptijd de advisering om tot dagvaarding over te gaan volgen.
• Wat is het incassorendement van het incassobureau? Hoe scoren ze in het algemeen en meer specifiek op het soort zaak dat jij hebt?
• Wat zijn de tarieven voor incasso? Werkt men op no cure no pay-basis? Zijn er dossierkosten verschuldigd? No cure no pay klinkt het beste maar dat verhoogt per definitie niet de kwaliteit van het incassowerk. Er vindt dan ook langzaam een kleine verschuiving plaats in de branche, omdat no cure no pay ook geen gezond verdienmodel meer is om goede incasso te kunnen doen. Daarnaast werkt no cure no pay ook het sociaal en maatschappelijk verantwoord incasseren ook niet in de hand. Het zal dus niet raar zijn als er steeds meer incassopartijen andere tarieven gaan hanteren en ook bij een niet geslaagde een vergoeding vragen voor de verrichtte incassowerkzaamheden.
• Wat zijn de kosten als de debiteur verweer voert in het dossier? Dat verweer zal toch behandeld moeten worden en is vaak juridisch van aard. Vaak vragen incassopartijen een vergoeding voor de inhoudelijke behandeling van het verweer van de debiteur.
• Wat zijn de mogelijkheden als het incassotraject geen betaling oplevert? Is het mogelijk om te procederen? Met welke partijen werkt het incassobureau samen?
• Bespreek ook goed de gevolgen als jij het dossier tussentijds wil laten sluiten of dat de debiteur een deelbetaling doet en jij het dossier laat sluiten. Daar kunnen kosten mee gemoeid zijn.
• Wat zijn de kosten van een procedure? Vraag voordat je een beslissing neemt om tot dagvaarding over te gaan een duidelijk kostenoverzicht op. Vraag ook na wat de kosten zijn als de debiteur zich gaat verweren in de procedure, want dat staat garant voor extra juridische uren van de jurist. Overigens, een kostenveroordeling van de debiteur dekt nooit voor 100% de door jou gemaakte kosten. Laat je daar ook goed over informeren.
• Wat zijn de kosten als de deurwaarder de vordering niet kan incasseren? Na de procedure gaat de deurwaarder aan de slag met het vonnis, maar het kan voorkomen dat ook de deurwaarder niet kan incasseren. De deurwaarder heeft dan wel kosten gemaakt die voor jouw rekening komen. Zijn daar afspraken over te maken? Kan er een kostenplafond worden overeengekomen? De gemaakte kosten blijven wel verhaalbaar op de debiteur maar moeten wel afgerekend worden met de deurwaarder op het moment van sluiting van het dossier.